Se tem uma coisa que eu aprendi nesses mais de 12 anos empreendendo é a importância da gestão de tempo. É só através dela que consigo ser mais produtiva, obter mais resultados e me sentir menos sobrecarregada.

Antes de começar a gerir meu tempo eu queria abraçar o mundo. Não planejava nem me organizava e passava o dia ocupada, cansada e sobrecarregada. Pior, atrasava todas as entregas e vivia com a sensação de “não estou fazendo o que é preciso”, ao mesmo tempo que me sentia exausta. Isso não acontecia porque eu era uma empreendedora de má qualidade. Eu só era ruim em gestão de tempo.

Virei essa chave quando tive meu primeiro filho. Me vi forçada a aprender a ser produtiva e a gerir o tempo, porque eu tinha que me dividir entre as empresas e um bebê recém-nascido que precisava de mim o tempo todo. Eu queria ser uma boa mãe, uma mãe presente, mas também uma empreendedora de sucesso, uma profissional eficiente e uma boa líder. Para fazer isso, aprendi, na marra, a organizar meus dias conforme os objetivos que eu tinha, fossem eles pessoais ou profissionais.

No começo, confesso que a minha gestão de tempo era horrível, mas quatro anos depois posso dizer que me aperfeiçoei nessa área e hoje sou ótima nisso. Esta coluna é um resumo do que aprendi nesses anos, errando e acertando. Espero que funcione para você não precisar sofrer como eu sofri ao longo da sua jornada profissional.

Sem mais delongas, vamos às dicas!

Dica 1: Ter objetivos claros

Em um relatório apresentado por Dave Kohl, professor emérito da faculdade Virginia Tech, as pessoas que escrevem seus objetivos de forma regular, ganham nove vezes mais durante a vida do que as pessoas que não fazem isso. Mesmo assim, 80% dos americanos dizem não ter objetivos, 16% têm objetivos, mas não os escrevem. Só 4% escrevem seus objetivos e menos de 1% desse grupo revisita essas metas de forma regular.

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Minha dica para você, então, é ter objetivos claros de longo, médio e curto prazo. Objetivos para daqui a três a cinco anos, para daqui a um ano, para daqui a seis meses, três meses, o próximo mês, sua semana, seu dia. Escreva esses objetivos em um post-it e cole no espelho do banheiro, no computador do trabalho ou em qualquer lugar que você olhe com frequência.

Saiba quais são os objetivos de forma clara e realista e os revisite todos os dias.

Não dá para começar a gerir o tempo sem saber quais são os objetivos. É a partir deles que você vai criar o planejamento e as tarefas necessárias para atingi-los.

Dica 2: Do longo prazo para o agora.

Eu já adiantei na dica anterior, mas é muito necessário que você saiba onde quer chegar daqui a um longo tempo (cinco anos, uma década), mas se você só souber isso, não vai saber o que precisa fazer agora para chegar lá.

Quebre os objetivos grandes e de longo prazo em metas de médio prazo e em tarefas no curto prazo. Ou seja, o objetivo é ter um negócio de acessórios que fatura R$ 4 milhões por ano daqui a três anos, então quais são as metas para um ano, seis meses, três meses e no mês que vem? Seja realista com seus objetivos e com suas metas, coloque um tempo para atingi-las e depois quebre elas em tarefas semanais e diárias.

Para bater a meta de faturamento desse mês eu preciso criar um site. Preciso vender “x” unidades de produto a “x” reais por unidade. Preciso produzir conteúdo de forma estratégica. Depois de definir essas “tarefas macro”, você as transforma em mini tarefas. Se formos pensar o que é necessário para criar um site, existem pelo menos 26 etapas (abrir CNPJ, registro de marca, escolha de plataforma, de gateway de pagamento, meio de entrega, comprar embalagem…).

Dica 3: Planejamento só vira execução com uma agenda.

Para ter uma gestão de tempo eficiente, o primeiro passo é saber planejar, que está muito ligado às duas primeiras dicas, mas a chave de ouro é transformar o planejamento em compromissos com data e hora para acontecer.

Eu sou uma pessoa totalmente executora. A minha falha sempre foi no planejamento, mas a maioria das pessoas se prende ao planejamento e usa ele como desculpa para não agir. Porque é na execução do dia a dia que você percebe que o planejamento precisa mudar sempre.

Aqui, você já traçou objetivos claros, transformou eles em metas e tarefas, e agora é a hora de colocar essas tarefas em uma agenda, com data e horário para cada uma. Eu uso o Google agenda, e o que faço de manhã é abrir o celular, checar a minha lista de tarefas do dia e executá-las em seu devido horário. Ponto. Se eu não consegui executar alguma delas por algum imprevisto, eu rearranjo o horário, vejo o que foi que deu errado para não ter feito e me torno mais eficiente aí.

A habilidade de ter resultados está diretamente ligada à agilidade em executar. E você só consegue gerir seu tempo de forma eficiente se você tem uma agenda diária com tarefas, e horários.

Muita gente comete o grande erro de pensar que ter rotina, tarefas, uma agenda, é uma prisão. Isso, na verdade, é liberdade. Saber gerir seu próprio tempo é sinônimo de MAIS tempo livre para ficar com quem você ama e fazer o que você quiser, MAIS resultados, produtividade, equilíbrio mental e saúde.

Por ser uma pessoa executora ao extremo, eu sempre produzi muito, mas também sofria muito. Depois que aprendi a gerir meu tempo, passei a produzir ainda mais, a parar de ficar sempre ocupada e a ter mais tempo para hobbies, família, descanso.

Espero que aplicar essas dicas te faça conquistar isso também.

O post Gestão de tempo para empreendedores apareceu primeiro em Forbes Brasil.