Você já sentiu que sua agenda de trabalho precisa de uma limpeza profunda?

Uma boa limpeza na agenda trata-se de uma auditoria que cobre cada minuto do dia. A ideia é examinar sistematicamente como e quando os itens são colocados em nossas agendas para criar mais espaço.

Nos últimos três anos, as reuniões aumentaram, com “o usuário médio do Teams tendo um aumento de 252%”, de acordo com a Microsoft. Frequentemente, essas reuniões são obrigatórias e estão fora do nosso controle. Calendários de trabalho sem gestão geralmente invadem nossas vidas pessoais e podem causar estresse crônico.

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Segundo a organização de pesquisa e serviços médicos Mayo Clinic “é muito importante aprender maneiras saudáveis ​​de lidar com os estressores da vida”, pois os efeitos a longo prazo do estresse crônico podem incluir “ansiedade, ganho de peso e memória prejudicada”.

Uma rápida limpeza na agenda eliminando itens desnecessários combate o estresse e gera benefícios além do alívio da disponibilidade.

Como limpar sua agenda

Encontre um lugar livre de distrações para começar a repensar sua programação. Para aqueles que se perguntam se uma limpeza na agenda é semelhante ao método KonMari, da especialista em organização pessoal Marie Kondo, tenha certeza de que você estará limpando, não arrumando seu calendário.

Marie Kondo explicou a diferença para Amy Shoenthal, da Forbes. “Arrumar e limpar são coisas completamente diferentes. Arrumar é o ato de enfrentar a si mesmo – limpar é o ato de enfrentar a sujeira.”

Que comece a limpeza.

1. Cancele se você não puder se comprometer

Analisar um ano inteiro pode ser assustador, então considere limpar seu calendário em intervalos de duas semanas. Isso permite a implementação imediata e se alinha com a definição de metas de curto prazo.

A chave para desintoxicar seu calendário começa com o compromisso. Se uma tarefa ou reunião não for obrigatória, questione: estou me dedicando a isso?

Se você não pode se comprometer a dedicar tempo a uma tarefa, não a coloque em sua agenda. Apenas agende tarefas que você fará.

2. Coloque tarefas difíceis para a manhã

Um estudo de longo prazo com executivos (que ficou famoso pelo autor de best-sellers Daniel Pink) descobriu que as tardes, especificamente às 14h55, são o pior momento para tomar decisões. Resultados mais favoráveis ​​em reuniões importantes, como avaliações de desempenho e visitas de vendas, tendem a acontecer pela manhã.

De acordo com o livro de Pink “Quando: Os segredos científicos do timing perfeito”, evite as horas sonolentas da tarde. “As pontuações dos testes diminuem, há um aumento nos erros médicos, um declínio na lavagem das mãos e mais acidentes de carro entre as 14h e as 16h do que quase em qualquer outra hora do dia.”

E fique longe da janela logo antes do almoço. Um estudo da Columbia e da Ben Gurion University de Israel descobriu que violadores da liberdade condicional receberam sentenças mais duras quando os juízes estavam com fome.

3. Foco no tempo vs. tarefas

É um desafio prever quanto tempo as tarefas vão levar. Programar seu dia de acordo com blocos de tempo em vez de dividir por tarefas pode aumentar a eficiência.

Para organizar o tempo, considere usar agendas e planilhas diárias baseadas na Técnica do Tempo de Foco. Ela visa sessões de trabalho de 30 minutos seguidas de uma breve recuperação para distrações inevitáveis ​​com um reinício na próxima sessão.

Criar o hábito de editar regularmente o calendário mantém as prioridades em perspectiva. A intenção de limpar a agenda é iniciar um processo de melhoria, livrando-se de coisas tóxicas e desnecessárias. A limpeza proativa dos nossos calendários nos dá uma chance melhor de não ficarmos presos a eles.

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