Os funcionários da gigante de e-commerce Shopify começaram 2023 com algum alívio no calendário após o recesso de fim de ano. Eles foram informados que todas as reuniões recorrentes com três ou mais pessoas seriam automaticamente canceladas até o final do dia e não deveriam ser remarcadas (por, pelo menos, duas semanas).

Após esse período inicial de duas semanas, “seja muito, muito rigoroso sobre o que você está remarcando”, instruiu o diretor de operações e vice-presidente de produtos da Shopify, Kaz Nejatian, aos funcionários em um email. Ele pediu às pessoas que recolocassem apenas as reuniões realmente essenciais nos seus calendários. “As pessoas se juntam à Shopify para construir. Para fazer coisas legais. E as reuniões atrapalham essa jornada.”

A nova política, que também inclui o restabelecimento das quartas-feiras sem reuniões e a determinação de que grandes reuniões sejam realizadas apenas em um bloco de seis horas às quintas-feiras, faz parte de um esforço que Nejatian descreveu para “refatorar o Shopify”. 

Ele usou um termo de software para descrever como a empresa de comércio global planeja se tornar mais eficiente operacionalmente neste próximo ano. O email descrevia como o Shopify – que, entre outras coisas, ajuda os comerciantes a configurar sites de compras online – planeja aumentar sua cadência para itens como envio de atualizações de produtos e passar de um ciclo de planejamento anual para trimestral.

“Isso é uma resposta ao fato de que queremos ser uma empresa operacional melhor”, diz Nejatian, especialmente em um ano em que muitos estão prevendo uma recessão nos Estados Unidos. “E nossos clientes são muito criteriosos sobre o uso de recursos.”

A Shopify superou as expectativas dos analistas em seu trimestre mais recente, mas a empresa disse em julho que estava demitindo funcionários e suas ações despencaram quase 75% em 2022, à medida que as preocupações com os gastos aumentavam em meio à pressão da inflação e os consumidores voltavam aos hábitos de compras pessoais.

Evitando reuniões que podem ser um email

O movimento da Shopify para reduzir as reuniões é uma abordagem que outras empresas vêm adotando à medida que as preocupações com a produtividade, o esgotamento e os problemas de saúde mental estão aumentando e os hábitos de calls frequentes da pandemia persistem. 

A plataforma de software GitLab tem dias anuais de “limpeza de reuniões” para redefinir quais reuniões recorrentes são realmente necessárias. A Asana, um software de organização, realizou experimentos no ano passado chamados de “reunião do Juízo Final”, em que os trabalhadores excluem todas as reuniões e adicionam apenas aquelas que consideram valiosas. O Slack tem “sextas-feiras de foco” e os executivos praticam a “falência de calendário” para remover e avaliar reuniões permanentes.

A Shopify espera levar a prática ainda mais longe, exigindo que todas as grandes reuniões com mais de 50 pessoas ocorram no máximo uma vez por semana durante um intervalo de seis horas às quintas-feiras, além de acompanhar o cumprimento dos gerentes sobre a política de não realizar reuniões às quartas-feiras. A empresa também criou um bot que alertará qualquer pessoa que tente agendar uma reunião às quartas para pensar duas vezes e planeja incentivar ativamente os funcionários a cancelar reuniões desnecessárias e sair de grandes grupos do Slack.

As reuniões individuais permanecerão nas agendas dos funcionários, mas também não devem ser marcadas às quartas-feiras, segundo a empresa. No total, a Shopify espera que as novas políticas excluam aproximadamente 10 mil eventos dos calendários dos funcionários.

Se as pessoas não cumprirem essas diretrizes – embora Nejatian acredita que o farão – ele tem outras ideias que a empresa pode instituir. Uma é desembolsar um “orçamento” de horas de reunião que os gerentes não podem exceder; outra é adicionar um contador no canto superior direito das telas de videoconferência dos funcionários para lembrar às pessoas qual é o custo, ou valor monetário, do tempo dos participantes durante a reunião.

“Podemos implementar algumas delas se acabar não pegando, mas estou muito, muito otimista”, diz Nejatian.

“O recurso mais importante que temos é o tempo dos colaboradores. As empresas são construídas de forma inadequada em torno do tempo da gerência e não do executor”, diz. Ele acrescenta: “Achamos importante forçar a mudança. Você constrói um músculo fazendo isso.”

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