Como em todo início de ano, as pessoas correm para ir à academia e se organizar. Mas nem sempre é fácil manter o ritmo à medida que os meses passam. Aqui, empresárias de vários setores compartilham suas melhores dicas para manter a organização neste ano.

1. Aproveite seus momentos de alto desempenho

“Estruture seus dias em torno de suas horas mais produtivas, economizando as duas primeiras dessas horas para fazer o trabalho mais difícil. Não coloque esses horários para reunião – só participe de reuniões em caso de emergência. Proteja esse bloco diário de duas horas com tudo o que você tem”, aconselha Lindsay Tabas, consultora de startups e estrategista de produto.

“Olhando para a semana inteira, agrupe tarefas semelhantes em dias semelhantes. Por exemplo, as tardes de segunda-feira são para chamadas internas da empresa, terças e quartas-feiras para atendimento ao cliente, quintas-feiras para criação de conteúdo e sextas-feiras para networking”.

Depois disso, é fundamental atualizar seu calendário para refletir quais dias e horários estão disponíveis para quais pessoas. Depois de mapear sua semana ideal, coloque-a em prática usando uma ferramenta de controle de tempo.

>> Leia também: Organograma: o que é e como elaborar uma representação visual da organização da empresa

2. Use seu tempo com sabedoria

Estratégias de organização diferentes funcionarão para pessoas diferentes – no entanto, uma técnica que muitos usam é o método Pomodoro.

“Quando estou com medo de iniciar um projeto, utilizo o poder do Método Pomodoro. Criada pelo empresário Francesco Cirillo no final da década de 1980, essa é uma técnica de produtividade que consiste em fazer o trabalho em intervalos curtos ​​de 25 minutos, interrompidos com pausas de 5 minutos. A promessa de uma próxima pausa ajuda a superar os obstáculos da procrastinação. Na minha área de trabalho, eu uso um aplicativo gratuito para ajudar a cronometrar as quebras do Pomodoro. Essa técnica inteligente sempre me ajuda a pular para o trabalho menos empolgante, criar impulso e permanecer produtiva, não importa o quão chata seja a tarefa”, compartilha Annie Franceschi, estrategista de marca e fundadora de uma agência de branding.

3. Gerencie reuniões

“Sendo puxada para várias direções diferentes regularmente, descobri que agrupar minhas tarefas foi essencial para me manter organizada e no caminho certo. Normalmente, faço reuniões apenas duas vezes por semana em dias específicos – isso inclui videochamadas, entrevistas para podcast e ligações. Dessa forma, não estou entrando e saindo do foco ao fazer um trabalho importante e posso colocar minha atenção apenas em uma coisa de cada vez. Caso contrário, coloco um dia específico, geralmente no início da minha semana, para fazer exclusivamente um trabalho focado, quando posso me esconder na minha mesa e trabalhar sem interrupções. Ser multitarefas é não ser eficaz ou eficiente para mim, portanto, ter dias agrupados ou temáticos permite que meu cérebro permaneça no caminho certo”, diz Jessica Sikora, fundadora da Superbands, uma organização sem fins lucrativos para a saúde mental de adolescentes.

4. Encontre seu ritmo ideal

“Mantenha um diário ou planilha para acompanhar suas tarefas e níveis de energia ao longo do dia. Sempre que concluir uma tarefa, registre o que fez, bem como seu nível de energia e prazer. Depois de uma ou duas semanas, revise seu diário para identificar padrões em seus níveis de energia e prazer em diferentes tarefas. Você pode perceber que está mais energizado e produtivo pela manhã, ou que certos tipos de tarefas tendem a drenar sua energia mais do que outras”, recomenda Tanya Alvarez, fundadora e CEO da OwnersUp.

“Com base em suas descobertas, tente agendar suas tarefas mais importantes ou mais desafiadoras para os momentos em que se sentir mais energizado. Para tarefas que você não gosta ou que drenam sua energia, considere terceirizar, se possível. Isso pode te ajudar a aproveitar ao máximo seu tempo e energia e permitir que você se concentre nas tarefas que são mais importantes para você.”

5. Organize suas listas de tarefas

“Eu divido minhas listas de tarefas em duas seções: tarefas rápidas, como acompanhamento de email ou geração de relatórios, e itens de trabalho mais sérios, como criar uma estratégia de lançamento ou desenvolver um conceito de campanha. Assim, posso combinar facilmente o que fazer com meu tempo e energia disponíveis ao longo do dia ou da semana, em vez de tentar forçar. Isso ajuda a estabelecer um fluxo de produtividade que realmente funciona”, diz Kt McBratney, cofundadora e diretora de comunidade da plataforma de tecnologia OwnTrail.

Outra maneira de organização da listas de tarefas é priorizar os itens por seu impacto. “Classifique os itens em sua lista de um a dez, em ordem de tamanho de impacto positivo que terão quando concluídos (um sendo o menos impactante, dez sendo o mais). Reordene essa lista com base em suas classificações, com dez no topo, e mãos à obra. Ao usar o impacto como critério de filtragem e classificação, evitamos dedicar tempo e energia a coisas que não podemos controlar e nos certificamos de que estamos focando os itens que geram o maior impacto”, diz Ashley Reed, treinadora transformacional.

6. Esteja aberto à mudança

Quantas vezes você já se sentiu preso em uma rotina? Isso acontece com todos nós. É por isso que é fundamental reavaliar periodicamente seus processos e hábitos de trabalho.

“Minha maior dica é estar aberto para mudar seu processo se ele parar de funcionar para você. Muitas vezes, nos comprometemos a usar uma ferramenta ou método com o qual nos apegamos, apesar de nossas necessidades reais mudarem. Comprometa-se a dar o seu melhor em vez de se casar com uma metodologia”, acrescenta McBratney.

7. Reformule sua mentalidade

“Para aumentar a produtividade, tente reformular suas tarefas em termos dos benefícios que você obterá ao concluí-las. Isso pode ajudar a combater a procrastinação e agir. Ao focar nos resultados positivos que deseja alcançar, você pode adicionar propósito e prazer ao seu trabalho”, diz Alvarez.

O post 7 dicas para se manter organizado em 2023 apareceu primeiro em Forbes Brasil.